evento híbrido

Mejores consejos para la realización de un evento híbrido

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Últimamente, se está poniendo muy de moda la realización de un evento híbrido para conseguir llegar a un mayor público, pero ¿qué es esto exactamente? Un evento híbrido es el que mezcla el evento presencial con elementos digitales, adaptado a cada público para una experiencia óptima.

Parece sencillo, pero la realidad es un poco más complicada. Para entender bien que es un evento híbrido, hay que entender primero que no es un evento híbrido.

Un evento híbrido no es:

  • Un evento con streaming en directo
  • Un acontecimiento presencial con un añadido virtual
  • Un evento online con un aperitivo presencial

Un evento híbrido sí es:  

  • El evento tiene elementos para el evento presencial como online
  • Todos los asistentes (tanto presencial como online) pueden interactuar con el presentador
  • El evento es al menos parcialmente online

Por suerte, la tecnología actual permite que la realización de un evento híbrido pueda ser igual de impresionante y original que un evento presencial.

En Spathios somos conscientes de que organizar este tipo de eventos no es sencillo. Por eso, en el post de hoy, te dejamos los mejores consejos para que la realización de tu evento híbrido sea todo un éxito. ¡Toma nota!

realización evento híbrido

1. Escoge el mejor espacio

Para organizar un evento híbrido exitoso, te recomendamos un espacio con luz natural, que tenga la posibilidad de tener focos adicionales, y que cuente con proyector.

Si no encuentras espacios con esas características no te preocupes. En Spathios puedes encontrar infinidad de localizaciones perfectas para la realización de eventos híbridos. Para ayudarte con la selección, te dejamos unas recomendaciones de los mejores espacios en Madrid y Barcelona para este tipo de eventos.

Mejores espacios en Madrid para eventos híbridos

Destacado

Sala de Diseño con Vistas Únicas en el Corazón de Madrid

278/hora

Sala de Diseño con Vistas Únicas en el Corazón de Madrid




Destacado

Sala Tecnológica Con Luz Natural

300/hora

Sala Tecnológica Con Luz Natural




Destacado

Espacio Diáfano con Luz Natural y Acceso para Vehículos

180/hora

Espacio Diáfano con Luz Natural y Acceso para Vehículos






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Mejores espacios en Barcelona para eventos híbridos

Destacado


Espacio Neoyorquino en el Centro de Barcelona

300/hora

Espacio Neoyorquino en el Centro de Barcelona




Destacado

Basement para Eventos Corporativos

91/hora

Basement para Eventos Corporativos




Destacado


Espacio de Coworking con Cafetería

160/hora

Espacio de Coworking con Cafetería




Destacado

Espacio Industrial y Diáfano para Rodajes y Eventos en el Barrio de Gracia

150/hora

Espacio Industrial y Diáfano para Rodajes y Eventos en el Barrio de Gracia






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2. Prevé el número de asistentes

Para planificar tu evento, es importante que tengas una idea del número de asistentes previsto en cada modalidad. Para ello, puedes crear diferentes tipos de entrada en tu plataforma, uno para los presenciales y otro para los online.

3. Prepara un programa equilibrado

Una de las mayores de dificultades es que tendrás que dirigirte a dos públicos diferentes: los asistentes presenciales y los asistentes online. Cada asistente tiene necesidades y expectativas diferentes para el evento. Sin embargo, para que tu evento híbrido sea exitoso, es vital que ambos públicos queden satisfechos.

Asistentes presenciales

Probablemente, estos invitados estén más implicados en tu evento ya que han invertido tiempo y dinero para acudir al mismo. Además, encontrarse en el lugar del evento ayuda a las personas a estar más concentradas e implicadas con el evento.

El hecho de que acudan al evento ya implica que te has ganado parte de su atención y que están dispuestos a dedicarte tiempo. Aun así, aunque te haya sido fácil atraer su atención, no lo es tanto mantenerla durante el evento.

Por lo tanto, es muy importante ofrecer un contenido que suscite su interés. Aquí tienes algunas maneras de conseguirlo:

  • Define lo que los asistentes esperan: pueden querer escuchar a ciertos ponentes, saber sobre tus servicios, comprender mejor tu misión o tener otras necesidades específicas. Determina que es lo que buscas y adapta tu evento en función de ellas.
  • Cuenta con profesionales: esto beneficiará a mantener a los asistentes implicados e interesados. Puedes contratar a especialistas para realizar pequeñas actuaciones relacionadas con tu evento o con tu marca.

Asistentes online

Dirigirse a los asistentes online es más complejo. Es probable que los asistentes estén haciendo varias cosas al mismo tiempo que ven tu evento.
Por lo tanto, puede ser difícil mantenerlos implicados. Por eso es más importante definir qué es lo que esperan.

Aquí tienes algunos consejos:

  • Trata de que el contenido sea corto y fácil de digerir: Haz que sea útil e informativo.
  • Utiliza encuestas: Las encuestas o los quiz online te permitirán interactuar con los asistentes durante el evento.
  • Optimiza el uso del móvil: Si los asistentes pueden pasar del ordenador al móvil con facilidad, tendrán menos razones para saltarse partes de tu evento.

evento hibrido

4. Comunicar y generar conversación

El marketing es muy importante para la realización de un evento híbrido ya que te permite desarrollar tu evento y asegurarte de que las personas que quieren acudir están informadas de su celebración.
También te permite dar a conocer la marca y el producto, fidelizar a los clientes y atraer potenciales clientes.

Para comunicar y crear conversación sobre tu evento, puedes tener en cuenta estrategias de marketing como las siguientes:

  • Email marketing: el correo electrónico es una de las mejores formas para llegar eficazmente a tu público objetivo. Para maximizar su impacto, elabora un contenido llamativo, asuntos personalizados y llamadas a la acción convincentes.
  • Redes sociales: descubre que redes sociales usa la mayor parte de tu público objetivo y entra en contacto con él.
  • Marketing de contenido: optimiza tu contenido para emitir los mensajes más importantes en relación con tu evento. Pueden ser anuncios de los ponentes o artistas, modalidades de inscripción o un avance de los temas que se abordarán.

Para garantizar que funcionen estas estrategias utiliza indicadores clave de rendimiento (KPI), que te ayuden a medir como está funcionando. Algunos KPIs importantes que deberías seguir son: la tasa de apertura de los e‑mails, la tasa de clics (CTR), la interacción en redes sociales, el contenido compartido en redes sociales, y la tasa de conversión.

5. Recoge opiniones del evento

Recoger opiniones de los asistentes es muy importante. Esto no solo te indicará qué les ha parecido el evento, sino que también te beneficiará en entender lo que puedes mejorar para tus próximos eventos.

Aquí tienes algunas formas de recoger opiniones:

  • Formularios: envía una serie de preguntas con respuestas de elección múltiple por e‑mail a los asistentes.
  • Solicita una puntuación: por correo electrónico, solicita a tu público que evalúe tu evento dándole una nota. Estas encuestas son eficaces ya que son muy rápidas y sencillas de responder.
  • Llamadas telefónicas: conversar con tu público objetivo es una forma segura para comprenderlos. Atiende al tono de su voz y sus palabras para saber realmente que le ha parecido el evento.

realización evento híbrido

¡Lo dicho!

Organizar eventos híbridos no es sencillo, pero tampoco es imposible. Si estás buscando espacios para la realización de eventos híbridos, te invitamos a que eches un vistazo a nuestro catálogo. No hay mejor opción que Spathios, aquí encontrarás una gran variedad de locales para tus eventos.

Utiliza nuestro buscador, filtra por las características que deseas y compara entre una infinidad de espacios de todo tipo.

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