Manual de Anfitrión

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Índice Manual de Anfitrión

  1. Registro y verificación de cuenta 
  2. Iniciar sesión 
  3. Recuperar contraseña 
  4. Condiciones de Spathios
  5. Política de Spathios
  6. Subir un espacio
  7. Verificación de vuestro espacio
  8. Editar espacio 
  9. Añadir Extras
  10. Habilitar espacio 
  11. Gestionar una reserva 
  12. Modificar una reserva
  13. Políticas de Cancelación
  14. Facturación 
  15. Centro de resolución
  16. Sincronizar mi calendario

1. Registro y Verificación de cuenta

2. Iniciar Sesión

3. Recuperar Contraseña

4. Condiciones de Spathios

Comisión : 

El importe total que percibiréis, por la reserva realizada, se compone del 85.5% suma de: 

  • El precio establecido y el número de horas contratadas. 
  • Los costes extras (gastos de limpieza, precio extra por persona y otros extras) 

Es importante que tengas en cuenta que dicho precio por hora establecido en tu espacio y visible para los clientes, no es el importe neto que acabarás percibiendo por la reserva, ya que incluye lo siguiente: 

  • La comisión de Spathios del 14.5% + IVA
manual de anfitrion spathios

¿Cómo reserva el cliente mi espacio y paga la reserva? 

El proceso de pago por la reserva recorre las siguientes fases: 

  • El Huésped solicita una reserva por la plataforma. 
  • El anfitrión revisa la solicitud y la acepta, siempre que se ajuste a sus requisitos, confirmando la disponibilidad.
  • El Huésped paga el importe total de la reserva y de esta forma, queda confirmada. 
  • Los pagos se realizan mediante una pasarela de pago seguro llamada Stripe. Esta pasarela permite automatizar las transacciones de manera segura.
  • El anfitrión recibirá el dinero, mediante transferencia bancaria, entre 1 y 3 días laborables después de la realización de la actividad. De esta manera, se pueden notificar incidencias, en caso de haberlas. 

 ¿Por qué hacemos esto? 

  • Recibiréis el pago completo  por la reserva incluyendo cualquier coste extra que haya ocurrido (horas, material extra etc…) en un único pago. 
  • Si el Anfitrión no se presenta poder realizar la devolución del importe al Huésped

¿Cómo puedo ver los pagos que me hace Spathios?

Dispone de un Historial de Transacciones en plataforma donde se registran y se pueden consultar los pagos, tanto los pendientes como los realizados.

  1. Haz clic en la parte superior derecha (avatar).
  2. Haz clic en Cuenta.
  3. Haz clic en Historial de Transacciones.
  4. Encontrarás:
    1. Transacciones completas (aquellas que ya se han realizado, con el número de reserva en el concepto)
    2. Próximos cobros (reservas que ya han pasado, pero aún no habéis cobrado, allí aparecerá la fecha prevista en la que lo cobrarás)

5. Política de Spathios

Cuando se está gestionando una reserva hay ciertas acciones que no están permitidas por parte de nuestros Anfitriones en Spathios: 

Intercambiar los siguientes datos de contacto con el Huésped en el Chat antes de que se formalice la reserva: 

  1. Dirección del espacio. 
  2. Datos de contacto. 
  3. Tarifas sin tener en cuenta la comisión de Spathios (14.5% IVA incluido)

Si se incumple esta normativa, el sistema de mensajería bloqueará el  mensaje de forma automática y sancionará al propietario en los resultados de búsqueda, no mostrando el espacio en los resultados principales. 

  • En el caso que necesitéis compartir con el Huéspedes material adicional deseado (dossier, fotos, planos, etc.) deberéis hacerlo mediante el Chat de soporte

Términos y condiciones: Haz click aquí para saber más sobre nuestro Términos y Condiciones. 

6. Subir un espacio

  1. Dirígete a la web de Spathios
  2. Haz clic en tu foto de perfil o avatar (arriba derecha).
  3. Selecciona Sube un espacio.
  4. Podrás añadir la ubicación, instrucciones de llegada, política de cancelación, divisa, la descripción, precios, aforo, fotografías y horarios.
  5. Crea un anuncio atractivo y elabora una descripción que explique cómo es tu espacio.
  6. Resalta tu anuncio con unas fotos buenas y en alta calidad.
  7. Haced clic en Continuar para avanzar en el proceso.

*Recuerda que debes finalizar todo el proceso, si no perderás los datos*

7. Verificación de vuestro espacio

Mis Espacios

Una vez subido el espacio a la plataforma, pasará por nuestro proceso de optimización y verificación. Nuestro departamento de Optimización se encargará de revisar vuestro espacio y contactar con vosotros en caso de que no cumplan con la política de Spathios. Así mismo, pondremos te daremos los mejores consejos para que tu espacio sea lo más atractivo posible y así, maximizar vuestra visibilidad y rentabilidad en nuestra plataforma. 

Para saber en qué estado está tu espacio en el proceso de optimización deberás seguir los siguientes pasos: 

  • Ir a “Mis Espacios” 
  • Podrás ver en el estado en el que se encuentra. 
  • Los estados son los siguientes: 
    1. Revisión inicial → Tu espacio será revisado y publicado como  máximo en los próximos 2 días laborables. 
    2. Pendiente → Tu espacio está pendiente de validación si lo has editado en algún momento.
    3. Pausado → Tu espacio no está visible en la plataforma. Por ejemplo: Puedes pausar tu espacio en caso de no estar disponible durante una época del año. 
    4. Pausado por Spathios → Nuestro equipo de optimización ha pausado tu espacio a la espera de actualización de detalles que cumplan con la política de empresa.
    5. Rechazado → Nuestro equipo de optimización ha rechazado tu espacio porque no cumple con los requisitos de Spathios.
    6. Publicado → Tu espacio cumple con todos los requisitos y está visible en nuestra plataforma. 

8. Editar espacio

Editar espacio

Si te diriges a “Mis espacios” puedes observar como personalizar tu espacio según el tipo de actividad que hayas escogido. 

Hay ciertos elementos generales de tu espacio que se editan de manera conjunta, sin importar qué actividad realice. Estos son: 

  • Características de tu espacio: m2 
  • Ubicación
  • Cómo llegar 
  • Política de cancelación 
  • Políticas de Spathios 

También existen elementos específicos de tu espacio que se deben editar para cada actividad que realiza de manera individual. Estos son: 

  • Sobre tu espacio → Título, descripción, y reglas 
  • Precios, aforos y extras incluidos
  • Fotografías
  • Horario disponible → Horas operativas

9. Añadir Extras

Como anfitrión dispondrás de una opción para añadir servicios extras en tu espacios. Para hacerlo deberá seguir los siguientes pasos: 

  1. Dirígete a la web de Spathios.
  2. Haz clic en el apartado Extras.
  3. Selecciona el espacio donde vaya a incluir los extras.
  4. Haz clic en “Añadir un Extra”.
  5. Rellena la información correspondiente.
  6. Haz clic en Guardar una vez que hayas terminado.

Los extras serán incluidos en la total de la reserva (Spathios cobra una tarifa del 14.5% incluyendo el IVA)

10. Habilitar espacio

11. Gestionar una reserva

12. Modificar una reserva

13. Políticas de Cancelación

Disponemos de distintas políticas de cancelación a elegir en el momento de registrar el espacio. Estas políticas se pueden editar en cualquier momento y siempre se aplicarán para futuras reserva, para aquellas solicitudes y reservas activas la política será la misma que en el momento en el que se mando la solicitud. 

Las opciones son las siguientes: 

  • Muy flexible
    • Los huéspedes pueden cancelar su reserva hasta 24 horas antes de la hora de inicio del evento y recibirán un reembolso completo, excluyendo los costes de gestión. Las cancelaciones enviadas con menos de 24 horas de antelación no son reembolsables.
  • Flexible
    • Los Huéspedes recibirán un reembolso completo, excluyendo los costes de gestión, si cancelan su reserva con 7 o más días de antelación respecto de la hora de inicio del evento. Si cancelan entre 7 días y 24 horas antes recibirán un reembolso del 50%, excluyendo los costes de gestión. Las cancelaciones enviadas con menos de 24 horas de antelación no son reembolsables.
  • Estándar 30 días
    • Los Huéspedes recibirán un reembolso completo, excluyendo los costes de gestión, si cancelan su reserva con 30 o más días de antelación respecto de la hora de inicio del evento. Si cancelan entre 30 y 7 días antes recibirán un reembolso del 50%, excluyendo los costes de gestión. Las cancelaciones enviadas con menos de 7 días de antelación no son reembolsables.
  • Estándar 90 días
    • Los Huéspedes recibirán un reembolso completo, excluyendo los costes de gestión, si cancelan su reserva con 90 o más días de antelación respecto de la hora de inicio del evento. Si cancelan entre 90 y 14 días antes recibirán un reembolso del 50%, excluyendo los costes de gestión. Las cancelaciones enviadas con menos de 14 días de antelación no son reembolsables

Recuerda que todas las reservas están sujetas a la política del periodo de gracia. Spathios proporciona un reembolso completo cuando la cancelación ocurre  dentro de las 24 horas posteriores a la recepción de la confirmación de reserva y siempre que el evento no sea en menos de 48 horas.

14. Facturación

En el momento que el Huésped paga una reserva a través de la plataforma se genera automáticamente la factura.

¿Cómo funciona este procedimiento?

  •  Se genera vuestra factura a Spathios del 85.5% (El importe total de la reserva – nuestra comisión). Aquí podéis generar con nosotros una factura o puedes importar tu propia factura a Spathios.
  •  Spathios se encargará de facturar al Huésped por el importe total de la reserva.
  • A la hora de generar la factura, podéis ver en “Tu ganas” el desglose: 
Facturación Empresa
Ejemplo Tú Ganas

Preguntas Frecuentes sobre facturación: 

  • Si soy un anfitrión particular, ¿tengo que declarar los ingresos recibidos a través de Spathios?
    • Sí, como anfitrión particular debes declarar los ingresos recibidos a través de Spathios a efectos fiscales.
  • ¿Es posible emitir una factura si no estoy dado de alta como autónomo? 
    • Sí, es posible emitir una factura como persona física, indicando vuestros datos personales (nombres, apellidos, dirección completa y DNI) en lugar del nombre de la empresa.

Es importante tener en cuenta que si desarrollas esta actividad de forma esporádica, no tendrás problemas por emitir facturas sin estar dado de alta como autónomo. Sin embargo, una vez que tus ingresos superen el Salario Mínimo Interprofesional (SMI), es decir, cuando tu actividad genere ingresos mayores al salario bruto mensual mínimo establecido en el Real Decreto 231/2020, tendrás que darte de alta como arrendador de espacios en la Agencia Tributaria, utilizando el modelo 036 o 037.

Además, al emitir la factura con el IVA y la retención correspondiente, deberás declararlo todo en el momento oportuno. De esta manera, estarás cumpliendo con tus obligaciones tributarias y evitando posibles sanciones en el futuro.

Aún así, siempre recomendamos que os pongáis en contacto con vuestro gestor para que os aconseje de la mejor manera posible, ya que cada caso es distinto y Spathios no se hace responsable de los problemas que puedan ocurrir.

15. Centro de resolución (Incidencias)

  • ¿Qué ocurre si alguien daña vuestro espacio?

No podrás solicitar o exigir la constitución de una fianza, no obstante, previo consentimiento del huésped, se podrán aplicar cargos en su método de pago si se demuestran daños en la propiedad, en el mobiliario o en cualquiera de sus anejos por causa imputable a él o a cualquiera de sus asistentes.

  • ¿Cuál es el procedimiento?

Deberás crear una incidencia, en un máximo de cinco días laborables desde la fecha y hora de salida, con un Informe de Daños que demuestre los desperfectos y la cuantía de las reparaciones, aportando pruebas tales como fotos, vídeos, recibos o presupuestos de la reparación.

El huésped tendrá un plazo de 24 horas para dar una respuesta: en caso de conformidad, se procederá a realizar la transferencia a la cuenta bancaria facilitada por el propietario; en caso de disconformidad, Spathios se reserva el derecho de intervenir y determinar la autoría de los daños, pudiendo aplicar un cargo en el método de pago del huésped hasta el límite de ellos.

  • ¿Cómo crear una incidencia?
    • Dirigete a la web de Spathios
    • Haz clic en el apartado de Reservas.
    • Haz clic en Detalles de la reserva.
    • Haz clic en Crear incidencia.
    • Rellena los campos solicitados.
    • Haz clic en Crear incidencia.

Una vez creada la incidencia, podrás revisar su estado en el Centro de Resolución. Para acceder al Centro de Resolución deberás seguir los mismos pasos detallados arriba y clicar en Ir al centro de resolución.

Podrás editar la cantidad reclamada, así como subir evidencias tales como fotos, presupuestos o facturas que justifiquen el abono de la cantidad reclamada para cubrir esos daños.

Así mismo, disponéis de un chat exclusivo para la incidencia para poder comunicaros con el cliente en todo momento. Una vez el cliente haya efectuado el pago de los daños se transferirá la cantidad acordada a la misma cuenta bancaria y con el mismo procedimiento que el pago de una reserva.

  • ¿Qué estados tiene una incidencia?

Cuando crees una incidencia, pasará por los siguientes estados y progresos:

Estado:

  • Abierto: La incidencia está abierta, pendiente de ser aceptada o rechazada por parte del cliente.
  • Cerrado: La incidencia está cerrada, puede haber sido aceptada o rechazada por parte del cliente o anfitrión.

Progresos:

  • Pendiente: Pendiente de ser aceptada por parte del cliente y por lo tanto su estado es Abierto.
  • Aceptada: Aceptada por parte del cliente y por lo tanto su estado es Cerrado.
  • Rechazada: Rechazada por parte del cliente o anfitrión y por lo tanto su estado es Cerrado.

16. Sincronizar mi Calendario

Tendrás la posibilidad de sincronizar el calendario de Spathios con tu calendario personal/empresa. Esta función os permitirá gestionar todas vuestras reservas desde una sola herramienta, permitiéndoos bloquear horarios de forma automática y simplificar la gestión de vuestras disponibilidades. 

Actualmente, el calendario de Spathios es compatible con Google Calendar, aunque trabajamos para ampliar esta compatibilidad y ofrecer más opciones en el futuro. 

  • Dirígete a la web de Spathios. 
  • Haz clic en la sección Calendario. 
  • Haz clic en Importar Calendario. 
  • Selecciona el espacio con el que queréis sincronizar el calendario. 
  • Haz clic en Continuar.

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